Allen, David - Getting Things done RU

- Markierung Pos. 158-64 | Hinzugefügt am Freitag, 9. Oktober 2020 18.29 Uhr

Все методы, представленные здесь основаны не двух ключевых целях:
1. Собрать все дела, которые надо сделать, сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие – все дела в логичную систему, но только не в голове.
2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. Вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше – и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.
==========

Время – это такое свойство природы, которое не позволяет событиям происходить в один момент. Хотя в последнее время, оно уже, кажется, не работает…

- Markierung Pos. 302-21
На практике упражнение по обдумыванию цели не приносит ожидаемых результатов по одной из трех причин:

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.
2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые также будут неорганизованны и приведут к ещё большим беспорядкам и стрессам.
3. Когда приоритеты ясны, вдруг возникает целый ряд второстепенных позиций, требующих перемен.

А суть работы, суть-то расписана в первых позициях списка приоритетов. Концентрация на приоритетах вам не поможет. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности. Концентрация на основных приоритетах и ценностях – это действительно надо, но это вовсе не значит, что делать больше и нечего.

==========

- Markierung Pos. 337-51

Владеть ситуацией, оставаться спокойным и расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями – это реально. Способность держать ситуацию под контролем прямо пропорциональна способности расслабляться.

Mind Like Water

#p 10f

В восточных единоборствах это называется «сознание, кристально чистое, как вода», а у атлетов-чемпионов – «зона».
Это процесс работы, выполнения и существования, когда сознание ясно и происходят только конструктивные вещи.

Если ваше сознание пусто, оно в любую минуту готово принять что угодно, оно открыто для всего.
Shunryu Suzuki

Incomplete things / Open Loops

- Все, что лежит не на месте – это «дыра» LOOP, отвлекающая ваше внимание.
И вы установили некий уровень внутренней ответственности за все в вашей жизни и за работу, которая тоже, в общем-то, является «дырой».
Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной.

==========

- Основные требования для организации обязательств.
Организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:

Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.

Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.

В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.

==========

- Реальный мир интеллектуального труда #p 015
«Должно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считаете нужным, но не так уж въедливо, как вы с ужасом представляете».

Питер Друкер: «В интеллектуальном труде нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» – вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. И результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной.

==========

- Обдумывание результата – это самый эффективный способ сделать мечты реальностью.

==========

- «Разное» STUFF - то это?

Интересная для вас задача, для которой, однако, вы ещё не успели определить конечный результат и последовательность выполнения – это и есть «разное».

==========

- Markierung Pos. 550-65

До тех пор пока дела находятся в категории «разное», структурировать их невозможно.
Большинство «to-do» – списков, которые мне доводилось видеть состояли по большей степени из «разного» – и при этом никакой результативной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания множества нерешенных проблем, которые ещё даже не были представлены в виде желаемых результатов и последовательных действий – вот они, те детали и мелочи, которые владелец подобного списка должен проделать.

Необходимо превратить «разное», которое мы пытаемся трансформировать в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.

«Разное» – не такая уж плохая вещь. То, что привлекает наше внимание, по природе своей как раз и является тем самым – разным. Но как только это «разное» входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это «разное» для себя прояснить и классифицировать. Как только «разное» уже разложено по полочкам и очевидно – все, наш труд больше не требуется.

==========

- Следует сделать привычкой следующее: не держать в голове ничего лишнего.

==========

- Markierung Pos. 596-604

Организация действий – это первейшая задача. Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам – в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы.

Выбор того, что надо делать в каждый момент времени – вот реальная задача.
Организация действий – вот основная цель.
Это действительно сложно – организовывать действия, которые ещё даже не были определены.

==========

- Markierung Pos. 613-20

Нехватка времени не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так).
Реальная проблема – это недостаток ясности и определенности по проекту в целом, неясен и следующий шаг.

Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность. Выполнение задач редко стопорится из-за нехватки времени. Оно стопорятся из-за того, что изначально задачи не были четко определены.

==========

- Markierung Pos. 648-52 «Вертикальное» и «горизонтальное» управление действиями. Выполнять обязанности, проекты и действия можно двумя способами – «горизонтальным» и «вертикальным». «Горизонтальный» контроль подразумевает связь всех процессов, в которых вы участвуете. «Вертикальный» контроль, напротив, управляет движением вниз и вверх по цепочке индивидуальных задач и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» наталкивается на ваш следующий отпуск, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и т. д.; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть «планирование задач» в широком смысле, это фокусировка на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность обстоятельств – словом, все, что вам может понадобиться для решения проблемы.

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить задачи.

==========

- Markierung Pos. 700-718 Я стараюсь принять интуитивные решения, основываясь на имеющихся аргументах, а не раздумывать над самими аргументами. Мне необходимо один раз заранее хорошенько все обдумать, а потом уж я принимаю решение в один момент. Я не люблю тратить время, обдумывая вещи больше, чем единожды. Это просто неэффективное использование творческой энергии, источник усталости и неудовлетворенности.

И подделать обдумывание вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работать над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того, сколько нерешенных проблем могут крутиться в мозгу до тех пор, пока он не взорвется. Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью – это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное «разное» – работает почти как RAM (Random Access Memory) вашего компьютера.

Ваш разум, как и монитор компьютера – это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трех вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти также, как и RAM, разум обладает ограниченными возможностями. Многие люди держат RAM во взрывоопасном состоянии.

==========

- Markierung Pos. 729-39 Действительно серьезная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестает напоминать вам о делах тогда, когда вы все равно ничего не можете с этим поделать. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Поэтому задачу, которую вы ставите себе, нужно сделать прямо сейчас.

Как только у вас в памяти появляются 2 задачи, то это уже ваша личная ошибка – вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса и никак от его не избавиться. Но многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой. ==========

- Markierung Pos. 747-54 Пятифазный метод организации рабочего процесса. 5 STAGES OF MASTERING WORKFLOW Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. (1) собираем «разное», которые отвлекает наше внимание; (2) проясняем , что это за дела и как с ними справляться; (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию .

Это и составляет управление «по горизонтали» – обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент. ==========

- Markierung Pos. 797-801 С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно. ==========

- Markierung Pos. 812-17 Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике – все это попадает под категорию «хвосты». Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т. е. «хвостом». ==========

- Markierung Pos. 961-67 Многие делают серьезную ошибку, пытаясь обработать неоконченные дела. Вы не можете организовать информацию, приходящую из вне, вы можете только собрать и обработать её. Вместо этого, вы организуете действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях. Суть обеих фаз – обработки и организации – отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже. ==========

- Markierung Pos. 983-89 #p around 32, Можно ли с этим работать? На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ.

Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта: 1. Это никому не нужный мусор. TRASH 2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это - INCUBATE) 3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация - REFERENCE) ========== #p 35

- Если вы отвечаете ДА, то по каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи: 1. Какого вы желаете добиться результата? 2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь? What is the next action required?

Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» COMPLETED или «отменено» ELIMINATED.

Что делать дальше? Это критичный вопрос для все собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи которые уже реально можно будет организовывать. Не так уж много сил надо, чтобы что-то сделать, куда гораздо больше требуется, чтобы решить, что делать. Elbert Hubbard. ==========

- «Следующее конкретное действие» NEXT ACTION – это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат. ==========

- Markierung Pos. 1018-27 Напоминания об этом будут первыми зернами с мельницы вашей личной продуктивности. Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта: 1. Сделать это - DO IT. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же. 2. Перепоручить это - DELEGATE IT. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку. 3. Отложите это - DEFER IT.

Если именно вы должны решить эту задачу и решение её займет больше двух минут, то отложите её. Она будет внесена в следующий список конкретных действий "NEXT ACTIONS" LIST. ==========

- Markierung Pos. 1028-47 Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса показывает 8 дискретных категорий напоминаний и материалов, которые станут результатами вашей организации «разного».

Вместе они составляют единую систему все обработанной информации. Материалы, с которыми работать нельзя, можно поместить в одну из трех категорий: - мусор, - отложенные дела и - хранилище справочной информации.

Если не требуется никаких действий, смело отметайте эту информацию, отложите для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли обратиться к нему при необходимости.

Для управления вещами, с которыми можно работать вам понадобится: - список проектов, - хранилище или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов, - ежедневник, - список напоминаний о следующих конкретных действиях и - список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.

Все это должно быть как-то организовано физически.

LIST что это? #p 36 f Когда я говорю о «списках» LISTS, я подразумеваю некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или файлы. Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно – на странице «to-do» или в файле под названием «Список проектов» PROJECT LIST. Откладывание напоминаний («В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу») может храниться в файле отложенных дел PAPER BASED "TICKLER" FILE или в (электронном) календаре. ==========

- Markierung Pos. 1049-50 PROJECTS Проект - это некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага. ==========

- Markierung Pos. 1072-76 Не надо распределять проекты в каком то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приятны решения по поводу каждого конкретного последовательного действия. ==========

- Markierung Pos. 1077-96 Вы не выполняете проект. Вы выполняете только конкретные действия, к нему относящиеся ACTION STEPS RELATED TO IT. #p 38

Когда уже было предпринято достаточное количество верных действий, когда результирующая ситуация уже достаточно приблизилась к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что дело сделано. Список проектов – это набор установок, которые мысами себе задаем, чтобы не позволять нашим решениям отклоняться от выбранного курса.

Сопутствующие материалы.

Для многих проектов вы будете собирать важную информацию, которую впоследствии захотите организовать по теме или по имени проекта. Все детали, планы, и сопутствующая информация, которая может пригодится вам во время работы над разными проектами должна содержаться в специальных папках, файлах, блокнотах или подшивках.

Сопутствующие материалы и справочная информация. SUPPORT MATERIALS AND REFERENCE FILES Как только вы организуете сопутствующие материалы по теме, вы заметите, что ту же систему удобно использовать и для справочной информации. Единственное отличие заключается в том, что в случае активных проектов, справочная информация требует более тщательного изучения. Рекомендуется хранить справочную информацию отдельно. ==========

- Markierung Pos. 1102-11 THE NEXT-ACTION CATEGORIES


About